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这是一篇来自Wiki Wednesday系列的精选文章。每月Habitica工作人员会从维基中选择一篇可以帮助你促进生产力、调节身心健康及改善Habitica体验的优质文章。


“搞定(GTD)”是一种广为流行的时间管理方法,让人们在生活的各个领域中拥有更高的效率、更少的压力[1]。GTD 应用于 Habitica,能更好达到高效且轻松的状态。方法的实施要着重于5个步骤。[2]

GTD出自何处?[]

GTD (英文全称:Getting Things Done,译为“搞定”、“尽管去做”)是由戴维·艾伦(David Allen)提出。GTD是杜绝一心多用、杜绝琐事操心,通过系统规划将生活划分成易于管理的小块,使人们更专注手头的任务。[3]他还写了一本书(《尽管去做——无压工作的艺术》, Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity)具体阐述此过程,并多次举办研讨会和演讲来帮助那些挣扎于追求高效低压的人。还可以在戴维·艾伦的网站上找到更多信息。

GTD如何运作?[]

GTD 通过五个步骤来给任务进行排序和优先级设置。这五步骤分别是收集(Capture)、处理(Clarify)、组织(Organize)、回顾(Reflect)和执行(Engage)。换言之,GTD 的要求是,先在某处写下你所有计划要做的任务和项目。如此一来,你就不需要试图记住所有的事情,可以专注于当下的任务。然后,将这些任务清单分门别类丢入工作篮,工作篮内依据任务时长、协作者、任务所需特定工具或特定场景这些标签进行分类。

五步骤:收集、处理、管理、检查、行动[]

步骤1 - 收集:收集想法和计划[]

将你所有的计划,收集到的、想到的都写下来,确保不会忘记[4]。使用工作篮(in-basket)或记事本把所有事情都记录下来,当然,欢迎你把Habitica作为工作篮。你只要在待办事项列表中添加任务,之后还可以对该任务跟进补充。当然除此之外,还有其他思路,例如,创建一个待办事项收件箱,在清单或注释中添加你的想法,以便稍后执行。

总之,你需要用具体的工具来充当工作篮,专门用于收集脑海中的想法。但注意,不要设置太多工作篮,那样,记录的想法过度分散,无法整理[5]。只需给这些想法找一个存储中心,对,只要一个!这样你就能轻松掌控所有事情。为了推动写下想法,你需要些动力,那么可以创建一个习惯,每写下一个想法,就可以去点击这个习惯,获得奖励。

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写下一个想法

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为了能满意地处理所有想法,你可能会想花些时间,来统计工作篮中想法的数量。那么,上面添加习惯的做法就能提供很大的帮助。提供将想法数目,乘以每个需要处理任务的时间,那样就能估计你需要多少时间来处理自己的工作篮了。这也将有助于下一个步骤的进行。建议你给每一个想法至少留出30秒时间。

步骤 2 - 处理:处理收集的想法[]

此时,建议在每日任务中添加“处理工作篮”任务,这将告诉你要记得每日处理。

处理工作篮

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4

处理工作篮是将你的想法落到实处的关键。 当你坐下来开始处理工作篮时,需要先确保任务都已经分门别类。请抑制将任务堆在工作篮落灰的冲动。 为了处理并理清想法,请按照下列步骤。

有效地处理内心中的承诺[]

开始处理时,请做出有意识的决定,问心无愧地确定任务是否真的可以完成。 例如,如果你刚刚看完一部超级英雄电影,突然萌生了一个想法,哦吼,制作个坡道来复制特技。这可行吗?好吧,可能可以。是否真的想花时间做些事情? 如果不是,则将这想法丢弃。 如果是,请确定下一步该怎么做。

确定下一步:2分钟法则[]

小等于2分钟,立马执行[]

一旦确定要保留想法,请确定下一步该做什么。 如果花费两分钟或更短的时间就完成任务,请将其他任务推到一旁,立即将该任务完成。否则,将其放在列表中,它们会占用你的时间和空间。如果决定“执行”,则可以在习惯中建立“执行”任务。这样一来,每执行一个任务,你就可以点击,来获得奖赏。

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执行

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大于2分钟[]

如果完成该任务需要超过两分钟的时间,则考虑将任务

  • 委派给合适的人
  • 推迟,添加到“将来某时/也许”待办事项列表中

在处理下一个任务之前,请确保知道该任务的下一步应该做什么。

继续下一步[]

通过2分钟的任务分界线的分类后,继续讨论如何处理超过2分钟的任务。

委托[]

委派将帮助你轻松完成任务,同时也可以确保完成任务的质量。想想看,上级总是热衷于给下级委派任务,嗨,难道不是吗?因此,在个人生活中,你也可以尝试委派任务。需要清除垃圾吗?将其委托给你的孩子。想要编码,但不知道从哪里开始?将其委托给有经验的朋友。如果你需要委托的人是一位Habitica玩家,那么太棒了,只需在公会中为那个人特制一个挑战。举个例子:

挑战名称:Joe Bloe
Sean Soe在他的工作团队的私人公会中为Joe Bloe建立了挑战,设置了挑战任务。 当他有新任务给Joe时,他在挑战页面上编辑任务。 当Joe完成待办事项时,Sean将其挑战任务删除,这样不会妨碍Joe Bloe已完成列表的显示。Joe不离开挑战,Sean可以通过挑战任务的编辑,继续向他发送新任务。
推迟:建立“将来某时/也许”待办事项的清单[]

此清单帮助你保留要执行的任务,可以短暂保留,也可以长期保留。 举个例子,如果你决定要去意大利,这是一个非常棒的主意,但可能没有足够时间或金钱,因此可以把它放在“ 将来某时/也许”清单上。

在Habitica中,可以在习惯列表中建立“将来某时/也许”待办事项,将其任务作为清单项目输入。 当你完成清单中的任务时,可以在在“将来某时/也许”或“去做!”习惯上单击+,然后删除已完成的清单项目。 当然,待办事项会随着时间的流逝而变成红色,但是你可以忽略该红色,因为它不会影响你。 实在看不爽,可以通过你的足够的等级、合适的职业,使用特殊技能阻止它发红。

步骤3 - 管理:任务的处理类型[]

注意,一定要先将类似的项目放在相同的标签中,这样才能开始进行管理。为了减少从任务切换到任务的时间,先将操作提醒放在正确的列表中并对其加上适当的标签。 向Habitica添加“分类标签”可以这么操作:为每种标签都建立一个每日任务,该标签下将拥有对应的任务。为每种标签都建立单独的待办事项,将任务列在清单中。 还有多种方法可以组织你的想法,以上只是其中一些。 请记住,管理可能是非常个人化的,因此你需要确定最适合自己的管理方式。

如何管理任务?[]

GTD建议将操作列表分为“项目”,“行动状态”,“冷却时间”和“日程表” 四类[6]。 每个类别旨在不同的状态下,能将相似的项目组合在一起,与尝试单独执行不同项目下的任务相比,可以更有效地将所有任务同时完成。

项目[]

项目是由多步骤的任务组成,任务可以是孤立的或不经常执行的,但是要可以逐一检查的。 通常,项目从头到尾在一定的时间就能完成。当然,除非是需要每天要花一点时间的长期项目。

行动状态[]

为了让任务井井有条,还要按状态,比如时间(如,白天/黑夜),工具,地点等进行分类,并贴上适宜的状态标签。例如,用“办公室”标记需要在办公室完成的待办事项,而用另一个标签标记哪些任务需要在其他地方完成的。 这使得从一个项目转换到另一个变得容易快捷。

冷却时间[]

当你为了完成任务,而不得不等待某些事,这处于冷却时间。比如,为了继续进行改造项目,你不得不等待承包商的回复。或许你需要购买耗材,才能在办公室办公。 这些任务要等待某件事发生之后,才能够继续。

日程表[]

有些任务需要在一周的特定日期或特定时间执行[6]。比如,约会,按时吃药或每周五晚上的垃圾回收。如果不是特定时间的任务,应当隶属于其他三个类别。

这四个类别可以涵盖已标签的每个任务。当然,该系统是可以个人定制的,因此不要花太多时间来担心任务是具体放在哪类。 将任务放在最适合的位置,就可以继续。

使用适合的工具[]

同样,该系统旨在帮助你提高工作效率。 如果你不喜欢用台历记录日程表,则可以将日程表任务放在Habitica上。对于整理任务来说,Habitica确确实实是一个非常非常合适的工具。无论是将任务添加到“习惯”,“每日任务”还是“待办事项”,除了为每个项目单独创建标签外,还可以为一个任务选择多个标签。 以下是这两种方法的示例:

习惯,每日任务,待办事项[]

是否需要依照计划表完成任务或想法? 换句话说,你需要每天或每周都要完成该任务吗? 使其成为每日任务。 完成频率多于一天一次? 那么,将其添加为习惯。 或者在添加“每日任务”或“习惯”的同时,为该任务添加待办事项,并且添加上截止日期,来督促你完成项目。 该过程不会太复杂,下面举一些例子。 例如先建一个习惯:

建立五步骤体系

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如果你想更详细分配任务,或者显示你还没有养成的习惯,可以将“五步骤”任务分解为多个习惯。 这种做法将帮助您跟踪各部分流程的坚持度。 以下是设置习惯示例:

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收集灵感

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将灵感收入工作篮

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执行! 少于2分钟

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管理任务

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检查体系并适当完善

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完成任务

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这六个习惯除了帮助你跟踪“五步骤”之外,还添加了额外的习惯来提供激励。 在上面的示例中,“管理任务”这项任务为0次连击量,因此“管理任务”的设置不够完善。你就该知道,你可能需要对“管理任务”补充。 当然,以上部分是以“习惯”为例,你也可以通过添加“日常任务”“待办事项”帮助加强管理,使项目和任务的分配更好掌控。以下为“日常任务”“待办事项”项目下的例子:

整理工作篮





每周复习 - 周五截止





完成“行动状态”全部分类





还有多种其他方式分解待办事项。 例如,建立一个名为“电话”的“待办事项”,为了快速、轻松地找到组中的所有任务,在清单中应当包括所有需要被拨打的电话号码。 另一种方法是单独列出任务,将任务直接揽括目标和所属类型。 例如:

冷却时间,等承包人电话,由Fri去联系





行动状态,收集W2s





标签[]

网页版的标签页面

整理任务的另一种方法是使用标签。使用标签可以快速提取特定类别的习惯,日常任务和待办事项。你还可以在对应标签中,添加表情符号。例如,“ 办公”标签可以使用表情符号“:office:”(引号中的内容),添加到属于该类别任务的开头,从而直观地看到每个区域中的内容。请注意,如果准备为即将输入Habitica的任务都添加上相同的标签,请在标签设置中勾选该标签。如果需要有关编辑标签的帮助,请参见“标签”页面,获取详细信息。

两种方法的结合[]

以下将举例两者结合的使用方法,这种方法也有可能比单独使用更有生产力。

示例1 行动状态:拨打所有电话[]

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如果你经常需要打电话,那么为了督促你要拨完当天的电话,最好添加一个每日任务。除此之外,当你选择标签“电话”时,会只显示你专门标记为电话的任务。这将帮助你专注于完成一个个任务,而不会被列表上其他任务所干扰。

示例2-项目[]

除了为每个项目添加清单之外,你还可以在项目的每个步骤中增加“步骤1”,“步骤2”等标签,让每个步骤成为一套独立的任务。这样一来,你可以同时处理每个项目的“步骤1”。例如,如果你所有的项目都处于构建项目阶段,则你添加10个任务,这些任务都是关于“去车库寻找XX”,那么你可以把这些任务都标记在步骤1下。这使你只需跑一趟车库,就能收集完所有项目所需的工具。

步骤4 - 检查: 回过头看看[]

回顾流程并反思任务,确保它们都能与时俱进,因为这是GTD核心部分。 建议每隔7-10天进行一次回顾,这将有助于你清空大脑,活在当下并保证长时间的高生产率,且更富于创新意识和开拓精神[7]。但应该要怎么做才能保证“清空大脑”“活在当下”“激发创意”呢?

清空大脑 -捕捉错过的灵感[]

清空是保证一切任务完成的前提,你需要清空什么呢?你的大脑、工作篮、填满便签的墙面[7]。这意味需要至少每周一次将工作篮清空,确保将所有想法都已经分类。可以安排整整一天去处理那些滞留的想法,确保系统的一切在你的掌控之中。

活在当下 - 回顾一切[]

通过梳理回顾所有清单和资料,这将帮助你跟进最新信息。花些时间坐下来慢慢梳理和回顾你所有已完成的行动清单、日程表、项目列表,正在进行的任务,以及即将开始的任务。这步骤旨在帮助发现错过的事情、错过的任务检查,并提醒自己即将发生的事。你还可以在此时更新任务进展,如果你发现了些任务已失效或者有了新的想法,花些时间在该步骤,完善它们。

激发创意 - 追随你的创意想法[]

此步骤是专门用于回顾“将来某时/也许”待办事项,查看它们是否能加入当前任务中,让它们落到实处。获得创意和勇气,必将意味着改变,那么,请不要害怕尝试新事物[7]。如果发现曾经的想法已经不再适合现在的自己,那么是时候改变了。为了评估转变是否有效,你可以给定自己一星期尝试新方法。

10天之内的回顾反思是非常必要的。为了更好的提醒,可以选择每周固定的一天作为“检查日”。你可以在每日任务中添加“检查日”的任务,并将任务频率设置为一周一次。确保那一天你有充足的时间进行反思,大脑不是充满琐事的疲倦,而是清醒的状态。另外,请记住,回顾所预留的时间仅仅是用来仔细检查所有内容的,这部分时间不要处理其他东西。如果突然发现有些问题需要解决,请先将其归类为“继续下一步”,方便后续跟进。

步骤 5 - 行动:搞定它[]

终于到了最后一步,执行任务。你已经把他们组织起来了,明确了方案的可行性,爬起来搞定它。此步骤最重要的部分是相信你的直觉,沿着你认为正确的道路来执行任务。天哪,得了流感卧病在床? 也许应该把写作任务全部取消。哦,这该死的天气,不得不呆在屋里!好吧,今天就尝试把所有电话任务都拨完。GTD提供了3条思路来帮助你确定优先完成的任务[8]

选择当前行动的4个标准[]

该模型为你提供了四个可以应用于任何任务的标准,分别为环境、时间、精力、重要性。

环境[]

在任何时候,你首先考虑的是你能够做些什么,你身处什么地方?手头上拥有什么样的工具?需要其他人吗? 如果你发现没有缺乏环境来完成这项工作,请转到下一个任务,查看是否有充足的环境来完成该任务。 例如,当你坐在图书馆时,拼装桌子显然不是正确的任务,但是对如何改造浴室进行研究,这是一项不错的任务。

时间[]

人的一生总是有限的。而每个人用于工作的时间更是有限的。不巧,没有充足的时间完成任务了,怎么办?换一个任务。20分钟来不及整理桌面,但你可以用这段时间来清理电子邮箱。

精力[]

精力指的是精神和体力,精神气力,专心竭力。好了,准备去工作啦!啊,感冒了。感冒了,所以没力气搬家具,导致没办法装修客厅。当然,如果这项任务会给你带来太多麻烦,尝试找到一个可能会让你重回正轨的任务。

我建议你一定要持之以恒地保留这样一份行动清单,上面记载的都是一些消耗较少脑力的事情。当你精神疲惫、体力不支时,可以去应付它们。这类事情包括闲时浏览(杂志、文章和目录),把你需要的电话或者地址等通讯资料收录到电脑中,文件夹的整理,笔记本电脑中的资料的备份,甚至仅仅是给花浇浇水。无论任何事,这个 琐碎的事早晚都得做。

重要性[]

选择行动的 3 个首要标准(环境、时间和精力)充分说明了我们确实需要一个完整的系统来存储下一步行动方案的提示信息。有时,当你处于某一状态时,根本无法进行这种决策性的思考,这时你应该从已经清晰描绘出来的行动方案中选择符合当前情况的事情加以处理。

如果你有多个任务与环境,时间和精力都相匹配,则这是你查看优先级的时候。 Habitica竭诚为您服务。在Habitica,每项任务的颜色都着急地告诉你那任务多久没处理了,哦,但这也是个人决定。 如果你需要邮寄一堆信件并拨打一堆电话,则需要确定寄信和打电话的优先级。 例如,在星期六,邮寄信件可能更为重要,而在星期日,因为邮局休息,所以打电话更为重要。

参照高度的模型[]

参照高度模型将工作分解成6个不同的级别,并赋予其不同的涵义[9]。这六个级别包括:跑道、1万英尺、 2万英尺、3万英尺、4万英尺、5万英尺。每个人都可以决定要飞到什么高度,或者确定执行任务的级别。飞得越高,越接近想成为的自己。

从上至下思考存在的意义,从下至上地加以推行。

跑道[]

跑道位于最底层,其中包括当前拥有的所有活动、所有资料,你必须将它们整理分类、执行。这级别将包括所有单独任务、单独习惯,该层级要花费无数时间和精力去建造。空中的一切都是从地面出发,但通过努力后可以开始过渡到空中。

1万英尺[]

下一个高度为10,000英尺,其中包括项目清单,具体定义为所有需要完成多个步骤的项目。 大多数人在任何时候都有30至100个项目,而每个项目还会产生更多任务[9]。 这是离开跑道后的第一步,一切才刚刚开始。

2万英尺[]

无论作为是工作职员还是家庭成员,乃至是个人的责任, 每个人都需要承担4-7个主要责任。20,000英尺的高度需要精选出属于主要职责领域的项目,请确保这些项目你要牢记并且完全负责。为此,你甚至可以完全剔除掉次要的项目,重新搭建更适合你职责的新项目。

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前面 3 个较低层面主要针对的是事物当前的状态——你的各种行动、工作、责任区,由此向上主要涉及的则是指导方向和目标取向方面的问题。在这一高度上,我们还需要考虑一个行动目录,但是其内容更倾向于“我目前的哪些行动有助于达到我的预期目标,以及我如何才能实现这个目标呢?

3万英尺[]

从30,000英尺的高度开始,你就可以查看自己想去的地方。在职业生涯中,为你的项目建立1 年期的目标。1年后,你想变成怎么样? 你的行动应该要能将你推向那个目标。 “我想学习另一种语言!去我从未去过的国家!”这意味着要展开新项目,这些项目将比以前的高度更具前瞻性。

4万英尺[]

40,000英尺的高度比30,000英尺还要高,因此你需要建立 1 年期的目标(3 万英尺)到3 年期的预测。 此级别的目标可以包括“为孩子设置储蓄帐户”或“办理护照申请”。 这些项目可能需要一段时间才能完全完成,但从长远来看它们将帮助你实现目标。

5万英尺[]

最后,50,000英尺的高度可以看到你梦想生活的全景。 这是你想要的工作吗?这是你想要的生活方式吗? 属于这里的项目就不仅仅是任务和日常项目。 这可能会包括每天专门留出一个小时与孩子们玩耍或出门寻找新工作。 对于企业而言,这将是企业的目的和愿景[9]

评估每日工作的三个标准[]

该模式将帮助你有效利用大部分时间。为了更好评估每日工作,确保平衡这三个标准。 三个标准分为:处理预先明确的工作、处理随时出现的新工作、安排下一步的工作。以下进行详细讨论:

处理预先明确的工作[]

这部分你需要将时间投入到已经分配好的任务上。这时需要平衡“处理预先明确的工作”和“随时出现的新工作”。虽然这可能会打乱预先明确的工作,但是请记住使用2分钟法则 ,因为那样效率最高。如果你发现预先明确的工作都已经完成了,真棒,你可以喘一口气,休息一下。当然这也意味着你需要重新定义工作,或许需要再梳理下项目,确保没有遗漏收集和处理的一切。接着,就可以进入“安排下一步工作”。

处理随时出现的新工作[]

遇到不得不执行的突发事件都归属于这类。换而言之,这部分工作将包括不到2分钟内就可以完成的任务。此时,就需要在将这些任务与“预先明确的工作”做出平衡。如果你发现大部分时间都在解决突发事件,那么建议增加些任务用于鼓励你遵循5步骤。

安排下一步工作[]

恭喜你,完成了预先明确的任务!此时你需要再次开始5步骤,重新开始规划收集、处理、管理,花时间规划系统的工作。如果你发现90%的时间花在规划上,而仅有10%的时间花费在执行上。那么,很抱歉,你需要简化流程了。系统的存在只是为了帮助你更好执行,不要建立过于复杂的系统,切莫本末倒置。

使用这个标准帮助你确认当前的任务。当你完成任务列表后,请再次使用该模型来确定下一步。当然,这些模型也只是帮助你的工具,如果你觉得自己有更好的方法,那么,不必遵循这些模型。相信你自己的判断。

GTD的其他工具 - 秘密武器(The Secret Weapon)[]

GTD已帮助了很多人确定任务优先级。但是对于有些人来说,仍然不知道可以将工作篮如何设置。The Secret Weapon(译者注:原链接打不开,可以尝试该链接)是以印象笔记为容器来帮助工作篮的建立。印象笔记可以在PC端、Mac端、移动端等云端多设备同步,它可以满足GTD系统的每个步骤。注意,符号字母在印象笔记中可以起到排序作用,而在Habitica中可以删除、用标签来替代。以下是在印象笔记中使用的例子:

  • 是什么:这些标签用于标注关注的是什么,比如活跃的、不活跃的
    • 活跃的项目
    • 不活跃的读书计划/回顾
  • 什么时候:什么时候需要去做?
    • 每天
    • 1-现在
    • 2-等下
    • 3-马上
    • 4-过一会儿
    • 5-某天
    • 6-未来
  • 在哪里:这任务是否可以在家中执行?如果不是,那要去哪里才能执行?
    • @家
    • @工作
    • @城镇
  • 是谁:是否需要与他人合作?与哪些人?
    • [家庭成员]
    • [同事]
    • [团队成员]

这些标签都可以转换到Habitica使用。例如,活跃标签可以放置于活跃的项目,不活跃标签放置于等待某事的项目上。或者,你还可以在Habitica添加完任务后,添加导向印象笔记具体内容的链接。你还可以创建习惯每日任务,替代活跃、不活跃的标签。

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完成活跃的项目1

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完成所有 @家庭作业





请选用最适合你的方法,不要害怕尝试。不要忘了,检查就是在此时发挥作用的!

See Also[]

References[]